База знаний (Knowledge Base) — модуль для хранения и организации внутренних документов компании: регламенты, инструкции, описания процессов, договорённости, полномочия, обучающие материалы. Вся информация хранится в структурированном виде и доступна сотрудникам в любой момент.
Зачем нужна база знаний
Типичные проблемы без базы знаний:
- Регламенты хранятся в разрозненных файлах и чатах
- Новые сотрудники не знают, где искать нужную информацию
- Актуальная версия документа неизвестна — каждый пользуется своей копией
- Знания уходят вместе с увольняющимися сотрудниками
База знаний решает эти проблемы: единое место, актуальные версии, контролируемый доступ.
Структура
Категории
Информация организована в категории — аналог папок. Категории могут быть вложенными.
Примеры структуры:
- Компания → Миссия, Ценности, Оргструктура
- Отдел продаж → Регламент работы, Скрипты, FAQ по продукту
- Бухгалтерия → Учётная политика, Порядок оплаты
- Для новых сотрудников → Onboarding, Правила, Контакты
Каждая категория имеет:
- Название — отображается в дереве навигации
- Описание — пояснение, что хранится в категории
- Публичный доступ — статьи категории доступны без авторизации (для публичной документации)
- Настройки доступа — какие роли могут читать, создавать, редактировать и удалять статьи
Статьи
Статья — единица хранения информации. Каждая статья принадлежит одной категории.
Редактор статей поддерживает:
- Заголовки (H1, H2, H3)
- Форматирование текста (жирный, курсив, подчёркивание, зачёркнутый)
- Маркированные и нумерованные списки
- Чек-листы (списки с галочками)
- Таблицы
- Блоки кода
- Цитаты
- Изображения, видео, аудио
- Вложения файлов (PDF, DOCX и др.)
- Цвета текста и фона
- Ссылки
Работа с базой знаний
Навигация
В левой панели отображается дерево категорий и статей. Категории раскрываются по клику. Выбранная статья подсвечивается.
Создание статьи
Для быстрого создания статьи нужно навести курсор на категорию — справа от названия появится кнопка +. Один клик — и новая статья создана в этой категории.
Редактирование
Статья сохраняется автоматически при редактировании. Статус сохранения отображается рядом с заголовком: «Saving...», «Saved».
Название статьи редактируется прямо в верхней части страницы. Изменение названия моментально отображается в дереве навигации.
Блочный редактор
Редактор построен на блоках — каждый параграф, заголовок, список, изображение является отдельным блоком. Блоки можно:
- Перемещать — перетаскивать за иконку ⠿ слева от блока
- Превращать — через меню ⠿ → «Turn into» можно изменить тип блока (например, параграф в заголовок)
- Дублировать — создать копию блока
- Раскрашивать — изменить цвет текста или фона блока
- Удалять — через меню ⠿ → «Delete»
Для добавления нового блока нужно нажать / в пустой строке — откроется меню с доступными типами блоков.
Загрузка файлов
Изображения и файлы загружаются через блок соответствующего типа. Можно перетащить файл прямо в редактор (drag & drop) или выбрать через диалог загрузки.
Загруженные файлы хранятся в облачном хранилище и доступны по прямой ссылке.
Перенос существующих документов
Для переноса информации из других источников (Word, Google Docs, веб-страницы) достаточно скопировать текст и вставить в редактор. Форматирование — заголовки, списки, жирный текст — сохраняется автоматически.
Управление контентом
Действия со статьями
Через контекстное меню статьи (иконка ⋮ справа от названия) доступны:
- Rename — переименовать статью
- Duplicate — создать копию статьи в той же категории
- Move to — переместить статью в другую категорию
- Copy link — скопировать прямую ссылку на статью
- Delete — удалить статью
Действия с категориями
Через контекстное меню категории (иконка ⋮) доступны:
- Edit — изменить название, описание, доступ
- New Category — создать подкатегорию
- Duplicate — создать копию категории (без статей)
- Move to — переместить категорию в другую категорию или на корневой уровень
- Delete — удалить категорию (только если в ней нет статей и подкатегорий)
Доступ и права
Роли
Доступ к базе знаний определяется общей системой ролей workspace и дополнительными настройками на уровне категорий.
Основные права:
- knowledge-base:read — просмотр статей
- knowledge-base:create — создание статей
- knowledge-base:update — редактирование статей
- knowledge-base:delete — удаление статей
- knowledge-base:configure — управление категориями
Доступ на уровне категории
Для каждой категории можно настроить, какие роли имеют доступ и какие действия могут выполнять (чтение, создание, редактирование, удаление). Если настройки доступа не заданы — категория доступна всем ролям, имеющим соответствующие permissions.
Публичные категории
Категория может быть отмечена как публичная. Статьи из публичных категорий доступны без авторизации — это подходит для клиентской документации, FAQ, публичных регламентов.