CRM для налоговых консультантов

• Проблема

  Декларация неделями лежит готовой наполовину: так и не пришёл один брокерский отчёт.

  В Kompot.ai

  Каждая декларация — заявка с этапом, а недостающие документы — задача с подзадачами по этому клиенту. Переводите заявку в «ждём документы» — автоматизация пишет клиенту по SMS или на почту и ставит задачу проконтролировать, так что напоминание не зависит от чьей-то памяти.

• Проблема

  В марте телефон не умолкает: клиенты спрашивают, подана ли их декларация.

  В Kompot.ai

  Этап декларации виден в карточке клиента, и ответить может любой, кто взял трубку, не отвлекая консультанта. Автоматизация сама напишет клиенту, когда заявка перейдёт в «готова к подписи» и когда — в «подана», и повод для большинства таких звонков исчезнет.

• Проблема

  Прошлогодним клиентам никто не пишет, пока они не позвонят сами, и часть тихо уходит к соседям.

  В Kompot.ai

  База клиентов переходит из сезона в сезон вместе с прошлогодними заметками и документами. Перед началом сезона отправьте рассылку по сегменту постоянных клиентов: список документов и ссылка на онлайн-запись, чтобы выбрать время и занести бумаги.

• Проблема

  Договор на услуги (engagement letter) подписывают на бумаге в офисе, а удалённые клиенты шлют его почтой с опозданием.

  В Kompot.ai

  Держите договор на услуги и формы согласия вашего офиса шаблонами с подстановкой данных клиента. Отправляйте их по почте, ссылкой или QR-кодом, собирайте подписи обоих супругов, если декларация совместная, и храните подписанный PDF с журналом действий в карточке.

• Проблема

  Декларация готова и отдана клиенту, а услуга не оплачена и в мае.

  В Kompot.ai

  Счёт создаётся из прайс-листа — виды деклараций и дополнительные формы (schedules), — когда заявка доходит до этапа «готова к подписи», и уходит вместе со ссылкой на оплату. Клиент платит картой по ссылке, в счёте видно, что оплачено и что ещё открыто, а просрочка помечается раньше, чем потеряется в суете перед крайним сроком.

Что вы храните в системе

Данные налогоплательщика

Статус подачи, иждивенцы, штат, работа на себя (self-employment) и закреплённый консультант — в полях клиента.

Декларации по годам

Заявка на каждую декларацию: этап, файлы и заметки, рядом — задача-чек-лист и заявка прошлого года для сравнения.

Подписанные документы

Договоры на оказание услуг и согласия с электронной подписью — PDF и журнал подписания в карточке клиента.

Стоимость услуг

Виды деклараций, дополнительные формы и декларации штатов — строки прайс-листа, по которым считается сумма счёта.

Вопросы, которые задают владельцы

Готовит ли Kompot.ai налоговые декларации и подаёт ли их электронно?

Нет. Декларации вы готовите и подаёте в своей налоговой программе. Kompot.ai ведёт всё вокруг: базу клиентов, этап каждой декларации, сбор документов, запись на приём, подписанные договоры, счета и оплаты.

Как увидеть, какие декларации стоят из-за клиента?

Каждая декларация — заявка с вашими этапами на доске. Откройте колонку «ждём документы» — это и есть список. Недостающие бумаги записаны подзадачами в чек-листе по этой декларации, а все напоминания клиенту видны в истории переписки.

Можно ли дать клиентам самим выбирать время, чтобы занести документы?

Да. Откройте на странице онлайн-записи время под приём документов и встречи по готовой декларации, а ссылку поставьте в предсезонную рассылку и в готовые ответы. Выбранное клиентом время появляется в вашем календаре и в Google Calendar.

Можно ли напомнить прошлогодним клиентам перед началом сезона?

Да. Отметьте постоянных клиентов полем в карточке и отправьте этому сегменту рассылку со списком документов и ссылкой на запись. Для точечных напоминаний автоматизация по расписанию отправит сообщение или поставит вам задачу позвонить.