CRM для выездных нотариусов

• Проблема

  Клиент звонит заказать подписание на сегодняшний вечер, а вы на закрытии сделки и не можете взять трубку.

  В Kompot.ai

  Звонок на номер Twilio, Telnyx или Vonage записывается, а незнакомый номер становится новым контактом. Автоматизация сразу ставит задачу перезвонить; на тарифе «Полный сервис» вместо этого ответит голосовой агент и запишет адрес, документ и время.

• Проблема

  Подписанты приходят без действующего удостоверения личности или без свидетеля, которого требует документ.

  В Kompot.ai

  Держите памятку о том, что взять с собой, готовым ответом и в открытом разделе базы знаний. Когда подписание назначено, автоматизация отправляет подтверждение: какое удостоверение личности нужно, кто идёт свидетелем, что документ заранее не подписывают, — и встреча не срывается на пороге.

• Проблема

  Два выездных подписания в разных концах города записаны на один и тот же час.

  В Kompot.ai

  Каждое подписание — заявка с адресом, окном времени и исполнителем, и она стоит в общем календаре с синхронизацией с Google Calendar. Прежде чем взять ещё один заказ, вы видите все встречи на вечер по порядку, а заявки второго нотариуса — рядом со своими.

• Проблема

  Кредитный пакет, подтверждение заказа и инструкции кредитора разбросаны по письмам сервиса подписаний.

  В Kompot.ai

  Прикрепите документы и лист инструкций к заявке файлами и ведите в ней заметки: распечатано, подписано, сканы отправлены, пакет сдан в доставку. Этапы, которые вы задаёте сами, показывают на доске, где сейчас каждое подписание — от подтверждения до оплаты.

• Проблема

  Сервисы подписаний платят через несколько недель, и уже неясно, какие счета ещё открыты.

  В Kompot.ai

  Счёт за каждое подписание выставляется тем же вечером из прайс-листа: нотариальные действия, выезд, печать, работа в нерабочее время. Титульные компании и сервисы подписаний заведены контактами, все их счета собраны на одной странице, просрочка помечается, а частный клиент платит картой по ссылке.

Что вы храните в системе

Данные о подписании

Вид документа — в типе заявки; подписанты, свидетели и пометки об удостоверениях личности — в заметках к ней.

Титульные компании и сервисы подписаний

Каждая компания как контакт: её сотрудники эскроу (escrow officers), инструкции, условия оплаты и все счета, которые вы ей выставили.

Кредитные пакеты и подтверждения

Файлы в заявке: подтверждение заказа, лист инструкций кредитора и сканы подписанных документов (scanbacks).

Прайс-лист нотариуса

Плата за подпись, пакеты для кредитных подписаний, выезд, печать и доплата за нерабочее время — позициями прайс-листа.

Вопросы, которые задают владельцы

Можно ли нотариально заверять документы электронной подписью Kompot.ai?

Нет. Электронная подпись в Kompot.ai — для ваших собственных бумаг, например договора на услуги или подтверждения стоимости, с журналом действий. Это не нотариальное действие и не платформа удалённого нотариального заверения. Документы вы заверяете и журнал нотариуса ведёте так, как требует ваш штат.

Подойдёт ли система выездному нотариусу (mobile notary), который весь день в дороге?

Да. Kompot.ai открывается в браузере телефона. Вы видите подписания на день с адресами и окнами времени, читаете инструкции, прикрепляете файлы и заметки и отправляете счёт, ещё не отъехав от дома клиента.

Могут ли клиенты сами записаться на приём в мой офис?

Да. Разместите ссылку на страницу онлайн-записи на сайте и в сообщениях. Клиент выбирает свободное окно для визита в офис, и запись появляется в вашем календаре и в Google Calendar. Выездные подписания лучше заводить заявками: для них нужны адрес и окно времени.

Как следить за тем, сколько мне должны титульные компании и сервисы подписаний?

Каждая компания — контакт, и все выставленные ей счета видны на её странице: оплачен, оплачен частично, просрочен. Когда срок оплаты прошёл, счёт помечается, а автоматизация может отправить компании напоминание.