CRM для бухгалтерских фирм

• Проблема

  Половина работ стоит из-за документов клиента, и никто не может сказать, какая именно половина.

  В Kompot.ai

  Заведите каждую работу заявкой со своими этапами: договор отправлен, ждём документы, в работе, на проверке, сдано — и смотрите их на доске или в таблице. Сразу видно, что держит клиент, а что лежит у исполнителя или у проверяющего.

• Проблема

  Список документов от клиента (PBC list) ушёл по почте, возвращается кусками, и неясно, что ещё не прислали.

  В Kompot.ai

  Держите перечень запрошенных документов задачами в проекте клиента и откройте проект по ссылке: клиент видит, чего ещё не хватает, и может оставить комментарий к каждому пункту. Напоминания уходят по почте, SMS или в WhatsApp из готовых ответов и сохраняются в истории клиента.

• Проблема

  Проверка должна начаться в понедельник, а договор с новым клиентом до сих пор не подписан.

  В Kompot.ai

  Договор на оказание услуг — шаблон с подстановкой названия клиента, вида работ и стоимости. Отправьте его на электронную подпись владельцу и финансовому контролёру сразу, следите, кто уже подписал, и храните PDF с журналом подписания в карточке клиента.

• Проблема

  Конец финансового года и продлённые сроки подачи у клиентов разные, а ведёт их таблица одного менеджера.

  В Kompot.ai

  Запишите в поля клиента конец финансового года, организационную форму и дату продлённого срока подачи (extension). Автоматизация по расписанию заранее ставит команде задачу начать работу и отправляет клиенту первый запрос документов — сезон стартует по календарю, а не по памяти.

• Проблема

  Работу сдали в аврале, счёт выставили через месяц, и клиент спорит из-за выросшего объёма.

  В Kompot.ai

  Стоимость согласуйте сметой из перечня услуг до начала работ, а на дополнительный объём выставляйте отдельную смету. Согласованная смета превращается в счёт со ссылкой на оплату, а каждый этап долгой работы выставляется отдельным счётом.

Что вы храните в системе

Карточка клиента

Организационная форма, конец финансового года, продлённый срок подачи, набор услуг и ответственный партнёр — в полях клиента.

Работы по клиентам

Заявка на каждую работу: вид, исполнители, этап и файлы; заявки, задачи и счета клиента собраны в проекте.

Перечни запросов

Недостающие документы — задачи и подзадачи со сроками; клиент видит их по ссылке на проект.

Каталог услуг

Финансовая отчётность, обзорные проверки, консультации и ежемесячное обслуживание как позиции прайс-листа для смет и счетов.

Вопросы, которые задают владельцы

Заменит ли Kompot.ai наши налоговые и бухгалтерские программы?

Нет. Система не готовит декларации, не ведёт учёт и не считает зарплату — это остаётся в программах, в которых вы работаете. Kompot.ai ведёт саму практику: клиентов, договоры, запросы документов, сроки, задачи сотрудников и счета за услуги.

Как в горячий сезон видеть, на каком этапе каждая работа?

Каждая работа — заявка с этапом, который вы задаёте сами; заявки видны на доске и в таблице. У заявки есть исполнители, а просроченные задачи показываются по каждому сотруднику: руководитель видит, кто перегружен и какие работы ждут клиентов.

Может ли клиент сам видеть, какие документы он нам должен?

Да. Откройте проект клиента по ссылке: он видит перечень запросов в виде задач и может прокомментировать любой пункт, а вы закрываете задачу, когда документ получен. Напоминания по почте, SMS и WhatsApp сохраняются в той же истории клиента.

Как согласовать стоимость до начала работ и потом выставить счёт?

Стоимость отправляется сметой из каталога услуг, и вы видите, согласовал её клиент или отклонил. Из согласованной сметы создаётся счёт со ссылкой на оплату картой; на каждый этап долгой работы создаётся свой счёт, а регулярные услуги выставляются счётом-подпиской.