CRM для языковых школ

• Проблема

  Человек прошёл тест на уровень, узнал результат — и группу ему никто так и не предложил.

  В Kompot.ai

  Каждое обращение — сделка с этапами, которые вы задаёте сами: обращение, тестирование, предложена группа, договор. Уровень записан полем в карточке, и на доске сразу видно, кто протестирован, но до сих пор без группы.

• Проблема

  В вечерней группе среднего уровня не хватает одного человека, а кто о ней спрашивал — уже не вспомнить.

  В Kompot.ai

  Уровень, удобные дни и время занятий хранятся в полях контакта. Просматриваете протестированных, которых ещё не распределили, находите подходящих и пишете им прямо из карточки — в WhatsApp, Telegram или на почту.

• Проблема

  Семестр заканчивается, а о продлении администратор спрашивает учеников в коридоре.

  В Kompot.ai

  Дата окончания семестра хранится у ученика. Автоматизация по расписанию заранее отправляет сообщение о продлении и ставит администратору задачу позвонить тем, кто не ответил. Счёт за следующий семестр уходит со ссылкой на оплату.

• Проблема

  Компания заказала курс для сотрудников, а договор, расчёт и счета разбросаны по почте.

  В Kompot.ai

  Компания — отдельный контакт с данными менеджера по персоналу. Курс уходит сметой из вашего прайс-листа, договор подписывается онлайн по шаблону, а согласованная смета превращается в счёт. Всё это лежит на одной странице клиента.

• Проблема

  Семестр оплачивают частями, и к середине никто не помнит, кто сколько должен.

  В Kompot.ai

  Семестр — это счёт со ссылкой на оплату. Если ученик внёс часть на ресепшене или переводом, администратор отмечает платёж, в счёте видно, сколько ещё не оплачено, и по ссылке оплачивается только эта сумма. Тем, кто платит помесячно, подойдёт счёт-подписка.

Что вы храните в системе

Уровень и результат теста

Уровень по итогам тестирования, дата теста и комментарии преподавателя — в полях и заметках карточки ученика.

Группа и расписание

Текущая группа, преподаватель, дни и время — в полях контакта, а сами занятия — события в общем календаре.

Семестр и оплаты

Даты начала и конца семестра у ученика, а рядом все счета за обучение и каждый частичный платёж.

Курсы и прайс-лист

Общий курс, подготовка к экзаменам, корпоративное и индивидуальное обучение — в каталоге, из которого собираются сметы и счета.

Вопросы, которые задают владельцы

Можно ли увидеть, кто прошёл тестирование, но ещё не попал в группу?

Да. Сделайте этап «протестирован, группы нет» в воронке сделок. Уровень и удобное расписание записаны в контакте, поэтому по доске понятно, кто ждёт и какая группа ему подойдёт.

Как организовать продление в конце семестра?

Храните у каждого ученика дату окончания семестра. Автоматизация по расписанию заранее пишет ученикам и ставит задачи администратору, а счёт за следующий семестр отправляется со ссылкой на оплату.

Можно ли принимать оплату и за семестр целиком, и помесячно?

Да. Семестр — один счёт со ссылкой на оплату картой через Stripe или PayPal. Если ученик внёс часть на ресепшене, сотрудник отмечает этот платёж, и по ссылке оплачивается уже только неоплаченная сумма. Для помесячной оплаты есть счёт-подписка, который выставляется каждый месяц.

Где хранится расписание групп и преподавателей?

В общем календаре. Занятия каждой группы — события, которые видит преподаватель, а у тех, кто пользуется Google Calendar, они появляются там через синхронизацию. На устный тест будущие ученики записываются в свободные окна на странице онлайн-записи.