CRM для художественных студий

• Проблема

  Курс стартует в понедельник, а кто записался, кто оплатил и кто «подумает» — неизвестно.

  В Kompot.ai

  Каждая запись — сделка, где курс или мастер-класс указан в поле, с этапами от заявки до оплаты. На доске по этому набору видно, за кем уже закреплено место за столом, а счёт со ссылкой на оплату уходит сразу, как только человек сказал «да».

• Проблема

  Ученики приходят без кистей и бумаги из списка, и первое занятие уходит впустую.

  В Kompot.ai

  Список материалов к каждому курсу хранится статьёй в открытой базе знаний. Автоматизация отправляет его на почту или в мессенджер, когда запись оплачена, а незадолго до первого занятия напоминает ещё раз по расписанию.

• Проблема

  Родитель заказывает день рождения в студии, а детали разбросаны по десятку сообщений.

  В Kompot.ai

  Вся переписка из WhatsApp, Facebook Messenger и почты лежит в карточке родителя. Вы отправляете смету из прайс-листа: аренда зала, работа педагога, материалы на каждого ребёнка. После согласования предоплата выставляется одним счётом со ссылкой на оплату, а доплата — вторым.

• Проблема

  Вы снимаете детей за работой для сайта студии, а согласия на фото лежат в ящике стола.

  В Kompot.ai

  Согласие на фото и список тех, кто забирает ребёнка, оформляются по шаблону документа: родитель подписывает электронно — по ссылке или по QR-коду у входа. Подписанный PDF хранится в карточке семьи, а аллергии ребёнка записаны в отдельном поле.

• Проблема

  Курс закончился, а на следующий группу зовут, когда все уже разошлись по другим занятиям.

  В Kompot.ai

  Пройденный курс записан в поле ученика, поэтому всех выпускников набора можно выбрать и отправить им email-рассылку с датами следующего курса. Автоматизация поставит вам задачу написать родителям лично в день последнего занятия.

Что вы храните в системе

Ученик и родитель

Возрастная группа ребёнка, аллергии и кто его забирает — в полях рядом с родителем, который платит.

Пройденные курсы

Какие курсы и мастер-классы посетил каждый ученик — в его карточке, чтобы знать, что предложить дальше.

Согласия родителей

Согласие на фото и правила безопасности в мастерской подписаны электронно и хранятся в PDF с журналом подписания.

Занятия и материалы

Курсы, разовые мастер-классы, праздники и наборы материалов — в прайс-листе; чеки на глину и холсты сканируются в расходы.

Вопросы, которые задают владельцы

Можно ли записаться на мастер-класс и оплатить его онлайн?

Заявки приходят в чат на сайте или в мессенджер и становятся контактами. В ответ вы отправляете счёт с открытой ссылкой на оплату картой через Stripe или PayPal. Для индивидуальных занятий есть страница онлайн-записи, где клиент сам выбирает свободное время.

Как хранить данные родителей и согласия для детских групп?

Родитель — это контакт, а возраст ребёнка, аллергии и тот, кто его забирает, записаны в полях. Согласие на фото и правила безопасности оформляются по шаблону и подписываются электронно, а подписанный PDF остаётся в той же карточке.

Можно ли прислать список материалов до начала курса?

Да. Список хранится статьёй в базе знаний или готовым ответом, и автоматизация отправляет его, когда запись оплачена. Автоматизация по расписанию напомнит группе ещё раз перед первым занятием.

Как оформлять детские праздники и корпоративные мастер-классы?

Ведите их как сделки. Смета собирается из прайс-листа: аренда зала, работа педагога, материалы на каждого гостя. Вы видите, когда заказчик открыл и согласовал её. Предоплата онлайн — это отдельный счёт со своей ссылкой на оплату, а остаток выставляется вторым счётом.