CRM для иммиграционных консультантов

• Проблема

  Клиент шлёт сканы паспорта в WhatsApp, справку из банка — на почту, и никто не знает, чего не хватает.

  В Kompot.ai

  По делу открывается проект, где каждый документ из чек-листа — отдельная задача, и проектом можно поделиться с клиентом по ссылке. Он видит, что ещё не сдано, и пишет комментарии там же. Сканы приложены к делу, а сообщения из WhatsApp и почты собраны в одной истории.

• Проблема

  Разрешение на работу или паспорт истекает, и клиент в панике звонит в последний момент.

  В Kompot.ai

  Сроки паспорта, визы и разрешения хранятся полями с датой в карточке клиента. Автоматизация по расписанию заблаговременно ставит задачу ведущему дело и пишет клиенту — продление начинается как обычное дело, а не как пожар.

• Проблема

  Пришёл запрос дополнительных документов со сроком ответа — и лежит в почте одного консультанта.

  В Kompot.ai

  Создаётся задача, где срок ответа — это срок задачи, консультант — исполнитель, а руководитель практики — наблюдатель. В подзадачах перечислен каждый запрошенный документ, просроченные задачи видны по сотрудникам, и за сроком следит не один человек.

• Проблема

  Семейное дело — это супруг и дети, и у каждого свой паспорт и свои справки.

  В Kompot.ai

  Каждый член семьи заведён отдельным контактом: дата рождения, сроки паспорта и разрешения — в его полях. Проект дела привязан к основному заявителю, а задачи в чек-листе разбиты по людям, так что свидетельство о рождении ребёнка не теряется за документами родителя.

• Проблема

  Оплата идёт при подписании, при подаче и при одобрении, и про средний платёж часто забывают.

  В Kompot.ai

  Договор уходит на электронную подпись, а первый счёт со ссылкой на оплату — в тот же день. Когда дело переходит на этап «подано», автоматизация ставит задачу выставить следующий счёт. Частичные оплаты и просроченные суммы видны в карточке клиента.

Что вы храните в системе

Тип и этап дела

Сделка на каждое дело — учёба, работа, воссоединение семьи, вид на жительство — движется по вашим этапам.

Чек-лист документов

Проект с задачей на каждый документ, открытый клиенту по ссылке; сканы приложены файлами.

Истекающие сроки

Сроки паспорта, визы и разрешения — полями с датой в контакте каждого члена семьи.

Договоры с клиентами

Подписываются из шаблона электронной подписью и хранятся с журналом подписания и копией в PDF.

Вопросы, которые задают владельцы

Может ли клиент сам видеть свой чек-лист документов, не звоня нам?

Да. Поделитесь проектом дела по ссылке. Клиент открывает её, видит каждый документ отдельной задачей, видит, какие уже приняты, и может оставить комментарий к любой из них.

Как следить за сроками паспортов и разрешений?

Добавьте в контакт поле с датой для каждого срока, который важен в вашей практике. Автоматизация по расписанию заранее ставит задачу и пишет клиенту. В семейных делах у каждого члена семьи свой контакт и свои даты.

Можно ли взять предоплату по договору, а остальное выставлять по этапам?

Да. Каждый этап оплаты — отдельный счёт со ссылкой на оплату картой через Stripe или PayPal. Частичные платежи учитываются, просроченные счета помечаются, а все счета по одному делу собраны в его проекте.

Скажет ли ИИ-сотрудник клиенту, подходит ли он под программу?

Нет. Он отвечает по вашим инструкциям и базе знаний: стоимость услуг, запись, какие документы в списке, на каком этапе дело — а вопросы о шансах передаёт консультанту. ИИ-сотрудники доступны на тарифе «Полный сервис».