CRM для детских садов

• Проблема

  Семья пришла на экскурсию, пообещала подумать — и больше с ней никто не связался.

  В Kompot.ai

  Каждая семья — сделка с вашими этапами: обращение, записались на экскурсию, были на экскурсии, предложили место, договор. Когда экскурсия отмечена как прошедшая, автоматизация ставит директору задачу связаться с родителями.

• Проблема

  В младшей группе освободилось место, а какая семья хотела начать с этого месяца — неизвестно.

  В Kompot.ai

  Дата рождения ребёнка, желаемая дата начала и нужные дни недели записаны в полях контакта. Семьи, которым пока не хватило места, остаются открытыми сделками на отдельном этапе — вы читаете список, а не перебираете старые письма.

• Проблема

  За ребёнком пришла бабушка, и воспитатель звонит в офис, чтобы узнать, можно ли его отдать.

  В Kompot.ai

  Те, кому разрешено забирать ребёнка, — имя, кем приходится, телефон — записаны в полях карточки семьи рядом с подписанным разрешением родителей. Воспитатель открывает карточку в браузере телефона прямо у двери и видит список.

• Проблема

  Пакет документов возвращается заполненным наполовину, без подписи второго родителя.

  В Kompot.ai

  Договор и согласия — шаблоны документов с подстановкой данных. Отправьте их по почте или ссылке, укажите подписантами обоих родителей и следите, кто уже подписал. Готовый PDF с журналом подписания хранится в карточке семьи.

• Проблема

  Счета за месяц выставляют вручную, а должника замечают спустя несколько недель.

  В Kompot.ai

  Переведите каждую семью на счёт-подписку, который выставляется раз в месяц со ссылкой на оплату картой. Платежи привязываются к счёту, при частичной оплате видно, сколько ещё не внесено, а просрочка помечается сразу.

Что вы храните в системе

Карточка ребёнка и семьи

Дата рождения ребёнка, группа и дата начала, телефоны обоих родителей и экстренные контакты — в полях одного контакта.

Кто забирает ребёнка

Имя, степень родства и телефон каждого, кому можно отдать ребёнка, — в полях, рядом с подписанным разрешением родителей.

Договор и согласия

Подписанный договор, согласие на фотосъёмку и разрешение на выездные экскурсии — как документы с журналом подписания.

Оплата и дополнительные услуги

Полный и неполный день, вступительный взнос и доплата, если ребёнка забирают с опозданием, — в прайс-листе, из которого собираются счета.

Вопросы, которые задают владельцы

Можно ли вести семьи, которые обратились, когда свободных мест ещё нет?

Да. Они остаются открытыми сделками на отдельном этапе, а дата рождения ребёнка и желаемая дата начала записаны в контакте. Когда в группе освобождается место, видно, какие семьи на него рассчитывали, и написать им можно прямо из карточки.

Где записать, кому разрешено забирать ребёнка?

В полях карточки семьи: имя, степень родства и телефон каждого человека, а подписанное разрешение родителей прикреплено как документ. Воспитатель открывает карточку с телефона, когда за ребёнком приходят.

Могут ли оба родителя подписать договор онлайн?

Да. У документа может быть несколько подписантов. Каждый родитель получает договор по почте или ссылке и подписывает со своего устройства, а у вас остаётся PDF с журналом: кто и когда подписал.

Как выставляется ежемесячная оплата за сад?

Счётом-подпиской, который формируется каждый месяц. Родитель платит картой по ссылке, часть, внесённую наличными или переводом, отмечает ваш сотрудник, а просроченные счета помечаются — и поговорить с семьёй можно, пока долг небольшой.