CRM для организаторов мероприятий

• Проблема

  Клиент согласовал смету на свет голосовым сообщением, а теперь это оспаривает.

  В Kompot.ai

  Отправляйте варианты сметой, которую клиент согласует онлайн, или откройте проект события по ссылке — клиент видит задачи и комментирует их. У согласия появляются имя и дата, а сообщения из всех каналов лежат в одной истории.

• Проблема

  Данные подрядчиков по одной свадьбе разбросаны по почте, чатам и таблице.

  В Kompot.ai

  Площадки, кейтеринг, флористы, музыканты и прокат заведены контактами-поставщиками, у каждого своя история переписки. Их договоры и обновлённые сметы приложены файлами к проекту события, и открыть их может вся команда.

• Проблема

  План подготовки живёт в голове ведущего организатора, а ассистент то и дело спрашивает, что дальше.

  В Kompot.ai

  Каждое событие — проект с задачами, исполнителями и сроками: дегустация, рассылка приглашений, финальное число гостей для кейтеринга, рассадка, подтверждения подрядчиков. На доске видно, что нужно сделать на этой неделе и у кого задачи просрочены.

• Проблема

  Подошёл срок очередного платежа за организацию, а напомнить о нём забыли.

  В Kompot.ai

  Каждый этап гонорара выставляется отдельным счётом — со своим сроком и ссылкой на оплату картой. Автоматизация по расписанию напоминает клиенту перед этапом оплаты, а пропущенный платёж помечается как просроченный в проекте этого события.

• Проблема

  На запрос о дате отвечают, когда пара уже наняла другого организатора.

  В Kompot.ai

  Каждый запрос — сделка, а дата события, площадка и число гостей записаны у контакта. Про пакеты услуг отвечает сохранённый ответ, а на странице онлайн-записи пара сама выбирает время консультации — без долгой переписки.

Что вы храните в системе

Данные события

Дата, площадка, число гостей, рамки бюджета и пожелания по стилю — полями и заметками у клиента.

Подрядчики

Каждая площадка, кейтеринг, флорист, группа и прокат — контакт-поставщик с историей переписки.

Договоры и согласования

Ваш подписанный договор на организацию, договоры подрядчиков файлами и каждая согласованная смета.

Пакеты услуг

Полная организация, частичная, координация в день события и декор — в прайс-листе для предложений.

Вопросы, которые задают владельцы

Могут ли клиенты видеть ход подготовки, не звоня мне?

Да. Проект можно открыть клиенту по ссылке: он видит задачи по своему событию и может их комментировать. Решения, которые стоят денег, лучше отправлять сметой — тогда согласование сохранится с датой.

Как вести подрядчиков по каждому событию?

Подрядчики — контакты с типом «поставщик», вся почта, звонки и сообщения в одной истории. По каждому событию вы прикладываете к проекту их договоры и сметы и ставите задачи на предоплаты, время заезда и финальные подтверждения.

Можно ли принимать гонорар за организацию по этапам?

Да. Каждый этап — отдельный счёт со своим сроком и ссылкой на оплату картой. В проекте события видно, какие этапы оплачены, а какие открыты, а автоматизация по расписанию напомнит клиенту перед следующим этапом.

Есть ли в системе схема рассадки или план зала?

Нет. Инструмента для рассадки и планов зала в Kompot.ai нет. Схему и план вы прикладываете файлами к проекту события — туда же, где переписка с координатором площадки и ваши задачи по расстановке.