CRM для кейтеринговых компаний

• Проблема

  Число гостей изменилось после предложения, а кухня готовит по старой цифре.

  В Kompot.ai

  Подтверждённое число гостей и крайний срок его изменения хранятся полями у клиента, а смета пересчитывается, когда цифра меняется. Актуальное число записано в заявке события — шеф и старший официант читают его с телефона.

• Проблема

  Про аллергию гостя на орехи написали один раз — в сообщении, которое не дошло до кухни.

  В Kompot.ai

  Особенности питания записаны в карточке клиента и в заявке события, а банкетный ордер приложен файлом. Письма, WhatsApp и звонки собраны в одной истории, так что позднюю правку видит каждый, кто открывает заявку.

• Проблема

  Предложение с тремя вариантами меню ушло, и клиент пропал.

  В Kompot.ai

  Каждое предложение — смета из прайс-листа: меню на персону, станции, барные пакеты, персонал. Вы видите, когда клиент её открыл, а по смете, оставшейся без ответа, менеджеру по продажам ставится задача связаться.

• Проблема

  Дегустацию согласовывают неделей переписки, и она попадает на день события.

  В Kompot.ai

  Выставьте время дегустаций на странице онлайн-записи и отправьте ссылку. Пара сама выбирает свободное время, дегустация появляется в общем календаре рядом с событиями этой недели, а выбранные блюда потом записываются в сделке.

• Проблема

  Предоплату взяли, а финальный расчёт выбивают, когда посуда уже убрана.

  В Kompot.ai

  Предоплата выставляется отдельным счётом со ссылкой на оплату. Когда известно финальное число гостей, доплата уходит вторым счётом, а счёт, открытый после срока, помечается как просроченный.

Что вы храните в системе

Событие и число гостей

Дата, площадка, формат подачи, подтверждённое число гостей и крайний срок — полями у клиента.

Особенности питания

Аллергии, число вегетарианских, халяльных и кошерных порций, детские блюда — у клиента и в заявке события.

Меню и пакеты

Меню на персону, станции, канапе и закуски, барные пакеты, персонал и аренда посуды — в прайс-листе.

Банкетные ордера и договоры

Банкетный ордер файлом в заявке и подписанный договор на кейтеринг документом.

Вопросы, которые задают владельцы

Можно ли посчитать меню на персону прямо в предложении?

Да. Меню на персону, станции, барные пакеты и персонал — позиции вашего прайс-листа. В смете вы ставите количество по числу гостей, отправляете и видите, когда клиент её открыл и согласовал. Согласованная смета превращается в счёт.

Что делать, если число гостей меняется после подписания договора?

Подтверждённое число и крайний срок храните полями у клиента, а смету или счёт обновляйте, когда цифра меняется. Автоматизация по расписанию может заранее запросить у клиента финальное число.

Планирует ли система производство на кухне и закупки?

Нет. Kompot.ai не превращает меню в технологические карты и список закупок и не считает продукты. Система закрывает работу с клиентом: заявка, предложение, договор, заявка на событие для команды, счёт и оплата.

Можно ли автоматически выставлять еженедельные обеды для офиса?

Да. Постоянный корпоративный заказ выставляется счётом-подпиской, раз в неделю или раз в месяц, со ссылкой на оплату. Изменения в меню на конкретную неделю обсуждаются в переписке с офис-менеджером, и она сохраняется в его карточке.